Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor ons contact en onze dienstverlening. Afhankelijk van uw contact met ons kan het gaan om:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres en e-mailadres;
• een telefoonnummer wanneer u dit vrijwillig meedeelt;
• de inhoud van uw vraag, bestelling of andere communicatie;
• gegevens over bestelde of geleverde producten, leeggoed en afgesproken materiaal;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• beperkte technische gegevens in serverlogbestanden, zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina.

3. Contact via de website en e-mail

Wanneer u het contactformulier verzendt, worden de ingevulde naam, het e-mailadres, een eventueel telefoonnummer, het gekozen onderwerp en uw bericht doorgestuurd naar Formspark. Formspark verwerkt deze gegevens als formulierdienstverlener in opdracht van Drankenhandel Poorters en bezorgt ons een melding per e-mail.

Voor de ontvangst, beveiliging en bezorging van de inzending verwerkt Formspark ook technische gegevens, waaronder het IP-adres, een benaderde locatie op basis van het IP-adres en verzoekgegevens zoals browserinformatie, de verwijzende pagina en de oorsprong van het verzoek. Deze gegevens worden gebruikt om het formulier te laten werken, spam en misbruik te bestrijden en de bezorging van berichten op te volgen.

Het formulier gebruikt Cloudflare Turnstile om geautomatiseerde spam en misbruik tegen te gaan. Daarbij kan Cloudflare beperkte technische gegevens over uw browser, toestel, IP-adres en interactie verwerken om te beoordelen of een inzending waarschijnlijk door een mens gebeurt. Cloudflare ontvangt via Turnstile niet de inhoud die u in de formuliervelden typt.

U kunt ook rechtstreeks per e-mail contact opnemen. Deel in het formulier of een e-mail geen informatie die niet nodig is om uw vraag of bestelling te behandelen.

4. Waarom en op welke rechtsgrond?

• Vragen en aanvragen: om uw verzoek te behandelen en, waar van toepassing, stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst.
• Bestellingen, afhaling en levering: om een overeenkomst uit te voeren, betalingen te verwerken en praktische afspraken na te komen.
• Facturatie en administratie: om wettelijke boekhoudkundige, fiscale en andere verplichtingen na te leven.
• Beveiliging, goede werking en bezoekersstatistieken: op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website veilig en beschikbaar te houden en het gebruik en de prestaties ervan op geaggregeerd niveau te begrijpen.
• Geschillen en bewijs: op basis van ons gerechtvaardigd belang om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor een nieuwsbrief of geautomatiseerde marketing zolang u daarvoor geen afzonderlijke, duidelijke keuze krijgt. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats.

5. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

U kiest zelf of u contact opneemt. Sommige gegevens zijn wel nodig om een vraag te beantwoorden, een bestelling te bevestigen, een levering uit te voeren of een factuur op te maken. Zonder die noodzakelijke gegevens kan de gevraagde dienstverlening mogelijk niet worden uitgevoerd.

6. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is. Mogelijke ontvangers zijn:

• dienstverleners voor hosting en e-mail;
• Formspark, voor de beveiligde ontvangst, spamcontrole en doorsturing van contactformulierinzendingen;
• Cloudflare Turnstile, voor de technische beveiligingscontrole tegen geautomatiseerde spam en misbruik;
• Cloudflare Web Analytics, voor cookieloze, geaggregeerde bezoekers- en prestatiestatistieken;
• de bank of betaaldienst die betrokken is wanneer u elektronisch, met Payconiq/Bancontact Pro (qr-code) of via overschrijving betaalt;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners voor zover zij werkelijk bij de verwerking van een factuur of wettelijk document betrokken zijn;
• overheidsdiensten, toezichthouders of professionele adviseurs wanneer de wet dit vereist of dit nodig is voor de bescherming van rechten.

De website wordt gehost door een extern hostingsbedrijf. Dit hostingsbedrijf kan technische serverloggegevens verwerken om de hostingdienst te beveiligen en beschikbaar te houden.

7. Google Maps en formulierbeveiliging

De homepage toont eerst een lokaal opgebouwde locatievoorvertoning. Daarbij wordt Google Maps niet automatisch geladen. Alleen wanneer u zelf kiest voor “Interactieve kaart laden”, maakt uw browser rechtstreeks verbinding met Google en wordt de Google Maps-kaart opgehaald. Daarbij kunnen onder meer uw IP-adres en technische apparaatgegevens aan Google worden doorgegeven. Google kan eigen technologieën, waaronder cookies of vergelijkbare technieken, gebruiken en gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken volgens zijn eigen privacyvoorwaarden.

Om het contactformulier tegen spam te beschermen, wordt op de homepage Cloudflare Turnstile geladen. Deze beveiligingsdienst voert technische controles uit en verwerkt daarvoor de gegevens die noodzakelijk zijn om bots en misbruik te herkennen. De formulierinhoud wordt na verzending verwerkt door Formspark. Meer informatie staat in het privacybeleid van Cloudflare en het privacybeleid van Formspark.

8. Cookies, bezoekersstatistieken en externe inhoud

Drankenhandel Poorters gebruikt Cloudflare Web Analytics om cookieloze, geaggregeerde statistieken over websitebezoek en technische prestaties te verkrijgen. Hiervoor wordt een meetbestand van Cloudflare geladen en worden beperkte technische gegevens verwerkt, zoals de bezochte pagina, verwijzende website, toestel- en browsercategorie, land en prestatiemetingen. Cloudflare Web Analytics is niet bedoeld om individuele bezoekers over verschillende websites te volgen en wordt door ons niet gebruikt voor reclame, profilering of gepersonaliseerde marketing.

Via de eigen statische websitecode plaatsen wij geen analytische, advertentie- of personalisatiecookies. De externe Google Maps-kaart wordt pas na uw actieve keuze geladen. De website bewaart die keuze niet: bij een volgend bezoek wordt de interactieve kaart opnieuw pas na een klik geladen.

Cloudflare Turnstile wordt uitsluitend gebruikt voor beveiliging tegen spam en misbruik. Formspark wordt uitsluitend geactiveerd wanneer u het formulier verzendt. Deze diensten worden niet door Drankenhandel Poorters gebruikt voor reclame of bezoekersanalyse.

Als later andere meet-, marketing- of formulierdiensten worden toegevoegd, wordt eerst beoordeeld of voorafgaande toestemming nodig is en wordt dit privacybeleid aangepast.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Formspark vermeldt dat formuliergegevens in Ierland en Duitsland worden opgeslagen. Sommige externe dienstverleners of hun subverwerkers, waaronder Google en Cloudflare, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval moeten passende wettelijke waarborgen worden toegepast. Voor gegevens die Drankenhandel Poorters zelf aan een dienstverlener toevertrouwt, wordt bij de keuze en configuratie van die dienst rekening gehouden met de toepasselijke privacyregels.

10. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. De concrete termijn hangt af van de aard van het contact en eventuele wettelijke verplichtingen:

• gewone vragen en correspondentie worden in onze eigen mailbox en in het Formspark-dashboard verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, rekening houdend met redelijke opvolging en bewijs;
• Formspark bewaart de inhoud van aanvaarde formulierinzendingen totdat Drankenhandel Poorters die in het Formspark-dashboard verwijdert. Na verwijdering kan een inzending volgens het gepubliceerde beleid van Formspark nog maximaal 30 dagen herstelbaar blijven. Bij verwijdering van het Formspark-account worden de bijbehorende inzendingen verwijderd;
• Formspark bewaart het IP-adres en de daaruit afgeleide benaderde locatie van een inzending maximaal 12 maanden. Door Formspark als spam gefilterde inzendingen en bijbehorende technische gegevens kunnen eveneens maximaal 12 maanden worden bewaard en zijn volgens Formspark maximaal 30 dagen voor ons zichtbaar;
• Formspark vermeldt een bewaartermijn van 7 dagen voor serverlogbestanden en 24 maanden voor technische gebeurtenissen rond de e-mailbezorging;
• gegevens over bestellingen en leveringen worden bewaard zolang dit nodig is voor uitvoering, klantenservice en eventuele geschillen;
• facturen en boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn;
• technische loggegevens van de hostingdienst worden volgens de beveiligings- en bewaarbeperking van die dienst verwerkt.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatig gebruik. Geen enkel digitaal systeem kan echter een absolute beveiliging garanderen.

12. Uw rechten

Voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, kunt u vragen om:

• inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, wanneer een verwerking op toestemming berust.

Een recht is niet absoluut. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten verhinderen dat bepaalde gegevens onmiddellijk worden gewist. Stuur uw verzoek naar Contact@DrankenhandelPoorters.be. Wij kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

13. Vragen of klachten

Neem bij een privacyvraag of klacht eerst contact met ons op via Contact@DrankenhandelPoorters.be.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

14. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening of wettelijke vereisten wijzigen. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.